تلعب إدارة المشتريات دوراً محورياً في الأداء المالي لشركات المقاولات، خصوصاً مع توسع المشاريع وتعدد العقود. وإذا كنت مسؤولاً عن المشتريات في شركة مقاولات، ستدرك حجم التحديات: ما بدأ كقرارات شراء بسيطة لمواد أساسية، أصبح اليوم يتطلب التعامل مع عشرات الموردين ومتابعة الموافقات من الإدارات المختلفة وفرز الكثير من الفواتير المرتبطة بالمواد والمعدات والخدمات. تجد نفسك تقضي وقتاً طويلاً في الأعمال الإدارية بدلاً من التخطيط أو متابعة التنفيذ في الموقع، بينما يستنزف الإنفاق غير المنضبط ميزانية المشروع تدريجياً. ومع نمو حجم المشاريع، تتفاقم هذه المشكلة وتتضخم التكاليف ويصبح من الصعب تسليم المشاريع بنفس التكلفة والجودة المطلوبة.
لكن إدارة المشتريات Procurement Management بطريقة صحيحة يمكن أن تحدث فرقاً، وفي هذا المقال، سنوضح أهم ممارسات إدارة المشتريات الناجحة. وكيف يساعدك برنامج رواسم في تنفيذ هذه الممارسات وتطبيقها بسهولة.
إدارة المشتريات في شركات المقاولات
إدارة المشتريات في قطاع المقاولات هي عملية تضمن حصول الشركة على المواد والمعدات والخدمات اللازمة لتنفيذ المشاريع، ومتابعة الموافقات وضبط الإنفاق وشراء ما يناسب طبيعة المشاريع، الهدف الأساسي لإدارة المشتريات هو خفض التكاليف الإجمالية للمشاريع مع ضمان وصول الموارد المطلوبة في الوقت المناسب وبالجودة المطلوبة.
تشمل إدارة المشتريات في شركات المقاولات عدة جوانب أبرزها:
- تخطيط الموارد: تحديد احتياجات المشروع من مواد ومعدات وخدمات.
- تقييم الموردين واختيارهم: اختيار موردين موثوقين قادرين على تلبية معايير الجودة والالتزام بالمواعيد.
- الموافقة على طلبات الشراء: التأكد من أن الطلبات تتماشى مع ميزانية المشروع وخطط التنفيذ.
- معالجة طلبات الشراء: تحويل الطلبات إلى أوامر شراء رسمية ومتابعتها مع الموردين.
- مطابقة الطلبات: التحقق من أن المواد والمعدات والخدمات المستلمة تطابق المواصفات والكميات المطلوبة.
- معالجة المدفوعات: ضمان سداد المستحقات في الوقت المناسب لتجنب توقف التوريد.
إدارة المشتريات ليست مجرد مهمة إدارية، بل عنصر رئيسي يساهم في ضبط التكاليف وتقليل المخاطر وتأمين الموارد المطلوبة بأعلى معايير الجودة وتفادي أي تعطيل في سير العمل.
إدارة المشتريات الناجحة في شركات المقاولات
تتضمن إدارة المشتريات الناجحة في قطاع المقاولات وضع ميزانيات دقيقة وتوقعات واقعية، للقيام بذلك، عليك إعطاء الأولوية لهذه الجوانب:
- اختيار الموردين بعناية: يجب اختيار الموردين الأكثر قدرة على تلبية احتياجات المشاريع من حيث السعر والجودة والالتزام بالشروط، يفضل وجود قائمة من الموردين الذين تم تقييمهم أو التعامل معهم مسبقاً لتقليل وقت البحث وإتاحة القدرة على المقارنة والتفاوض للحصول على أسعار أفضل.
- تنظيم عمليات الشراء: توثيق كل الطلبات والموافقات والمدفوعات وتنظيمها في مكانٍ واحد للمساعدة في متابعتها واكتشاف أي مشكلات قد تحصل مثل تأخير التسليم أو نفاذ المواد.
- تقليل الهدر: تجنب الإنفاق غير الضروري يعتبر خطوة أساسية لحماية ميزانية المشروع، هذا يتطلب تتبعاً دقيقاً للإنفاق لتحديد التكاليف والنفقات التي يمكن الاستغناء عنها دون التأثير على التنفيذ أو الجودة أو مواعيد التسليم.
- إدارة المخاطر: هي العنصر الأكثر أهمية، يتضمن جميع الإجراءات لتقليل احتمالية التوقف عن العمل أو النزاعات أو المشاكل، بالإضافة إلى الإجراءات والممارسات المتبعة في حالات الطوارئ مثل نفاد المواد أو تأخر الشحن أو فشل الموردين في الالتزام.
ممارسات إدارة المشتريات في شركات المقاولات
إليك أبرز الممارسات التي يجب اتباعها لتحسين إدارة المشتريات في شركات المقاولات وتحقيق نتائج أفضل:
1. تحليل الإنفاق
يساعد تحليل الإنفاق على اكتشاف فرص التوفير الممكنة، وذلك عن طريق مراجعة بيانات العقود والفواتير وأوامر شراء المواد والمعدات والخدمات، هذه المراجعة تمنحك رؤية واضحة للموارد المطلوبة ونوعيتها وجودتها، وتقييم أداء الموردين لتحديد الأقل تكلفة أو التفاوض معهم للحصول على أسعار أرخص.
2. جمع بيانات المشتريات في منصة واحدة
يؤدي جمع كل البيانات في مكان واحد إلى منحك رؤية شاملة وواضحة عن المشتريات من مرحلة الطلب وحتى التسليم، كما يمكن تحليل هذه البيانات بسهولة أو تحويلها إلى تقارير بضغطة زر، بالإضافة إلى ذلك، يساعد جمع البيانات في تحديد سبب أي مشكلة فوراً، وتقليل العمل اليدوي المرتبط بأوامر الشراء والفواتير والمدفوعات، مع ما يترتب عليه من تقليل الأخطاء وتوفير وقتٍ ثمين.
نظام إدارة موارد المؤسسة رواسم Rwasem ERP يتضمن برنامجاً مدمجاً لإدارة مشتريات الشركات، البرنامج يوحد كل بيانات المشتريات من مكان واحد، ويوفر قوالب جاهزة لإعداد الفواتير، وتحليلاً دقيقاً وتقارير يمكن استخراجها بضغطة زر.
3. التوثيق
توثيق عمليات المشتريات يساعد الشركة على كشف الإنفاق غير المشروع وأي هدر أو مشكلات يمكن أن يحصل، كما يضمن تقديم تقارير دقيقة وموثقة للإدارة والجهات التنظيمية بسرعة عند الحاجة إليها.
3. دمج بيانات المشتريات بالأنظمة المالية
يجب ربط بيانات المشتريات بالأنظمة المالية الأخرى التي تستخدمها فرق العمل الأخرى بالشركة، ما يتيح لهم الوصول لمعلومات دقيقة ومحدثة في أي وقت، ويقلل البيانات المكررة وأخطاء الإدخال اليدوي.
يدمج نظام رواسم بين برامج إدارة المشتريات والمحاسبة والمالية، ويجعل عمليات الشراء وإعداد الفواتير والتقارير المالية سهلاً للغاية.
4. مراقبة أداء الموردين
تشمل مراقبة أداء الموردين تحليل بيانات المشتريات السابقة وأوقات التسليم وتكاليف الطلبات، الهدف من ذلك في تحديد الموردين المتميزين واستبعاد الموردين ضعيفي الأداء وتبسيط إجراءات البحث عن موردين جدد واعتمادهم.
5. تحليل الأداء
تحليل الأداء يعتبر أداةً أساسية للتحسين المستمر، وهو يساعد في تقييم الموردين وفق معايير مثل الجودة ووقت التسليم والتسعير، ويتيح التنبؤ بالنفقات والتحكم في التكاليف وتخصيص الموارد بشكلٍ أفضل.
يوفر رواسم أدوات متقدمة لتحليل الأداء تمنحك القدرة على التنبؤ بالمخاطر قبل حدوثها واتخاذ إجراءات استباقية لتجنب توقف المشاريع.
المراجع
